Artykuły z kategorii ‘faktura elektroniczna’

Stosowanie e-faktury w obrocie gospodarczym wymaga posiadania dwóch istotnych cech przez ten  dokument, a mianowicie faktura elektroniczna musi mieć zapewnioną autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury. Zacznijmy od wyjaśnienia obu pojęć:

  • autentyczność pochodzenia to gwarancja, że faktura elektroniczna została wystawiona przez firmę dokonującą dostawy lub usługodawcę świadczącego usługę udokumentowaną przedmiotową e-fakturą,
  • integralność to gwarancja, że w treści faktury elektronicznej nie będzie można zmienić danych,  które winny być zawarte w dokumencie.  

Istota tych dwóch cech e-faktury sprowadza się do tego, aby uchronić dokument przez ingerencją osób trzecich, a w szczególności nabywcy, który potencjalnie mógłby np. zmienić kwotę VAT, wynikającą z faktury elektronicznej. Minister Finansów pozostawia otwarty katalog sposobów na zapewnienie integralności i autentyczności e-faktury, i jednocześnie wskazuje na dwa preferowane dotychczas sposoby zabezpieczania faktur elektronicznych, a mianowicie kwalifikowany  podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych (EDI). Te dwie metody to tylko przykłady form zapewnienia autentyczności i integralności faktury elektronicznej, podatnikom pozostawiono otwartą furtkę na wybór metody zabezpieczenia e-faktur. Jednym z ciekawych i tańszych rozwiązań w tym zakresie ma być e-pieczęć, ale o tym w jednym z kolejnych artykułów. Teraz skupmy się na podpisie kwalifikowanym i systemie elektronicznej wymiany danych.

EDI to skrót Electronic Data Interchange i jest to określenie systemu wymiany danych pomiędzy podmiotami gospodarczymi drogą elektroniczną. System ten jest między innymi używany do przesyłania faktur elektronicznych z jednego komputera np. dostawcy, na inny komputer np. nabywcy. Ze względu na wysokie koszty wdrożenia tego systemu, zainteresowane będą nim przede wszystkim większe podmioty chcące stosować e-faktury.  

Bardziej powszechnym i wygodnym rozwiązaniem zabezpieczenia faktury elektronicznej, w szczególności dla małych i średnich firm, jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis taki uznawany jest za własnoręczny i stosowany jest do podpisywania nie tylko e-faktur, ale i innych dokumentów, w tym np. deklaracji podatkowych. Poza podpisaniem dokumentu jak e-faktura i deklaracja , e-podpisu używać musimy w rozliczeniach z ZUS, jeżeli zatrudniamy więcej niż pięciu pracowników.  Takiego zastosowania nie ma system EDI. Tak więc jeżeli mamy koniecznośc posiadania e-podpisu z innych podowodów, dlaczego nie wykorzystać go do zabezpieczenia faktur elektronicznej. Podpis elektroniczny zabezpieczający fakturę elektroniczną musi posiadać kwalifikowany certyfikat, który spełnia ustawy o podpisie elektronicznym. Ustawa ta i rozporządzenia wykonawcze zawierają szczegółowy wykaz informacji, jakie musi zawierać certyfikat.  W celu uzyskania kwalifikowanego podpisu do zabezpieczenia e-faktury polecam,  poniższe centra kwalifikacyjne: Krajowa Izba Rozliczeniowa Spółka Akcyjna, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych Spółka Akcyjna, Unizeto Technologies Spółka Akcyjna.

Zapewnienie autentyczności i integralności dokumentu, jakim jest faktura elektroniczna nie jest dużym kosztem, w szczególności w przypadku e-podpisu. E-faktura niesie ze sobą zbyt wiele korzyści by przejść obok nich obojętnie.