Artykuły z kategorii ‘Aktualności’

Od 1 kwietnia 2011 r. obowiązuje nowe rozporządzenie regulujące zasady wystawiania faktur VAT, a tym samym i faktur elektronicznych. Nowe rozporządzenie zostało wydane w celu dostosowania przepisów o fakturach VAT (i jednocześnie e-fakturach ) do zmian obowiązujących od 1 kwietnia 2011 r. Tak jak w poprzednim rozporządzeniu, zasady wystawiania faktur VAT (w tym faktur elektronicznych ) zostały uregulowane rozdziale trzecim. Poszczególne paragrafy tego rozdziału regulują takie kwestie dotyczące faktur VAT (w tym e-faktur ):
§ 4 – nakazuje, aby faktury elektroniczne i inne faktury VAT były oznaczone wyrazami „ faktura VAT ”.
§ 5 – określa jakie elementy powinna zawierać każda faktura VAT ( w tym i e-faktura)
§ 6 – opisuje sytuację kiedy to nabywca wystawia fakturę VAT ( fakturę elektroniczną ) w imieniu dostawcy
§ 7 – podaje zasady wystawiania faktur VAT ( w tym e-faktur ) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób prowadzących działalność rolniczą
§ 8 – określa zasady wystawiania faktur VAT i faktur elektronicznych, w sytuacji stosowania cen urzędowych
§ 9 – informuje o dacie, w jakiej powinna być wystawiona e-faktura lub papierowa faktura  VAT
§ 10 – wyznacza reguły wystawiania faktur VAT i faktur elektronicznych, w sytuacji otrzymania przedpłaty na dostawę
§ 11 – określa szczególne terminy wystawiania faktur VAT, a tym samym e-faktur m.in. za media
§ 12-14 – opisują zasady wystawiania korekt faktur elektronicznych i innych faktur VAT
§ 15 – wyznacza zasady wystawiania not korygujących do e-faktur i pozostałych typów faktur VAT
§ 16 – informuje kiedy należy wystawić fakturę VAT (w tym e-fakturę ) za opakowania zwrotne
§ 17-18 – wymieniają inne dokumenty, które są traktowane na równi z fakturą VAT

Kolejne paragrafy określają zasady dotyczące ilości egzemplarzy wystawianych faktur VAT i zasad ich przechowywania.
 

Rozporządzenie o fakturach elektronicznych z dnia 17 grudnia 2010 r. wprowadziło wiele korzystnych zmian w  zakresie korzystania z e-faktur. Tak jak zaznaczono we wcześniejszych artykułach, podatnikowi pozostawiono wybór formy zapewnienia integralności i autentyczności faktur elektronicznych. Zgodnie z zapisami rozporządzenia e-faktury mogą być przesyłane lub udostępniane w dowolnej formie elektronicznej, pod warunkiem wcześniejszej akceptacji przez odbiorcę takiego sposobu przesyłania efaktur.

Forma przesyłania e-faktur (elektronicznych faktur VAT)

Do tej pory wspominałem o możliwości przesyłanie e-faktur w PDF, natomiast istnieją jeszcze inne formaty, które możemy swobodnie zastosować dla faktur elektronicznych. Są to przede wszystkim:  doc, *.xls, , *. tiff, *.html, *.jpg, *.bmp i wszelkie inne formaty. Jak mówi treść rozporządzenia faktury elektroniczne mogą być wysyłane w wybranym formacie lub udostępniane, np. w panelu klienta, jaki oferowany jest np. przez UPC. Zanim jednak e-faktura zostanie przesłana lub udostępniona, należy uprzednio uzyskać akceptację kontrahenta.

Akceptacja faktur elektronicznych

Akceptacja e-faktur może być w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepisy rozporządzenia o fakturach elektronicznych pozostawiły podatnikom swobodę formy takiej akceptacji.  Przykładowo możemy poprosić nabywcę o przesłanie e-maila o następującej treści:

„Niniejszym akceptujemy przysyłanie, przez Dostawcę faktur VAT w formie elektronicznej, w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.  w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu  lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661). Zgodnie z ustaleniami faktury będą przesyłane z adresu:
kontakt@adresdostawcy.pl
na adres:
kontakt@adresodbiorcy.pl
Wycofanie akceptacji przysyłania faktur VAT w formie elektronicznej może nastąpić w drodze pisemnej lub elektronicznie na adres:  kontakt@adresdostawcy.pl”

Podając adres e-mail, na który mają być przysyłane faktury elektroniczne, pamiętajmy aby podawać adres ogólny firmy lub działu księgowości. Kierowanie e-faktur na adres konkretnych pracowników, może powodować problemy, w razie ich nieobecności lub zwolnienia.

Trzeba tutaj nadmienić, iż dotychczas posiadane akceptacje na otrzymywanie faktur elektronicznych zachowują swoją ważność.

Jeżeli odbiorca zdecyduje się na cofnięcie akceptacji, to dostawca traci prawo do przesyłanie e-faktur od dnia następnego. Chyba, że strony ustalą inny termin, lecz nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Po uzyskaniu akceptacji od nabywcy, dostawca musi zadbać o zachowanie autentyczności i integralności faktury elektronicznej. Obowiązkiem natomiast obu stron jest właściwe przechowywanie e-faktur, o czym będzie mowa w kolejnych artykułach.

Jak pisałem w jednym z poprzednich artykułów o e-fakturach w dniu 22.02.2011 r. komisja finansów publicznych obradowała nad projektem poselskich zmian w ustawie o VAT, który miałby negatywny wpływ na stosowanie faktur elektronicznych. Projekt poselski zakładam uchylenie art. 106 ust. 10 ustawy i tym ponowne komplikacje w zakresie e-faktur. W dniu 15.03.2011 odbyło się posiedzenie rządu, na  którym skrytykowano zmiany w zakresie faktur elektronicznych proponowane przez posłów. W opinii rządu obecnie obowiązujące są przyjazne podatnikom stosującym e-faktury, niż rozwiązania poselskie. Oby tylko rząd wytrwał na swoim stanowisku, a liberalność w zakresie e-faktur pozostała w obecnym stanie.  
 

Kontynuując wątek korzyści płynących ze stosowania e-faktury, warto również wspomnieć o kosztach jakie są związane z tym typem faktur VAT. Decydując się na dotychczasowe rozwiązania w zakresie zapewnienia integralności e-faktury, tj. e-podpis lub system wymiany danych EDI, poniesiemy koszty e-faktur rzędu: 

  • e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem – około 140 PLN
  • e-podpis bez kwalifikowanego certyfikatu – około 60 PLN
  • wdrożenie systemu danych EDI od około 2000 PLN

Z powyższego wynika, iż datychczasowe rozwiązania w zakresie faktur elektronicznych (e-faktur), nie są kosztowne, w porównaniu do uzyskiwanych korzyści z e-faktur. Nie można tutaj zapomnieć, iż e-podpis odnawiany jest co dwa lata, więc koszty można podzielić przez 2. Wdrożenie systemu EDI dla zapewnienia integralności i autentyczności faktur elektronicznych,jest bardziej kosztowne i dlatego jest sugerowane dla średnich i większych przedsiębiorców, którzy wystawiją więcej efaktur. Nowe rozporządzenie o efakturach, które obowiązuje od 01.01.2011 daje nam możwliość stosowania innych metod, które pozwolą na spełnienie wymogów stawianych e-fakturom. Praktyka gospodarcza oraz pomysłowość polskich przedsiębiorców, a także firm informatycznych, już niebawem powinna pokazać, w jaki sposób będziemy mogli wystawiać e-faktury ,do których urzędy skarbowe nie będą miały żadnych zastrzeżeń. Z pewnością należy oczekiwać, iż taką nową formą zapewnienie integralności i autentyczności efaktury będzie pieczęć elektroniczna, która pojawiła się w projekcie ustawy o e-podpisie.

E-faktura niesie ze sobą wiele korzyści, tym oszczędności dla firmy, w porównaniu do papierowych faktur VAT. Poniżej przedstawiam najczęściej wymieniane zalety faktury elektronicznej.

Efaktura umożliwia przedsiębiorcy przede wszystkich obniżenie kosztów. Wysyłając faktury drogą mailową automatycznie wykluczamy takie koszty jak:
•    drukowanie faktur VAT, a więc koszty papieru i tonera
•    koperty,
•    opłaty pocztowe, a więc oszczędność rzędu ok. 4 PLN na każdej wysłanej e-fakturze.
Są to oczywiście najłatwiejsze do obliczenia korzyści e-faktury. E-faktura nie wymaga stosowania od nas sprzętu do drukowania. Ponadto dzięki efakturze zaoszczędzimy na kosztach archiwowania dokumentów.

Stosując e-fakturę, stajemy się proekologiczną, nowoczesną firmą, co bardzo pozytywnie wpływa wizerunek firmy i informuje naszych odbiorców, iż podążamy za pozytywnymi trendami na rynku, a ponadto ograniczamy biurokrację, która nieodzownie może kojarzyć się z papierową fakturą VAT.

Przyglądając się efakturze bliżej zauważymy, iż oszczędzamy również na czasie, a mianowicie e-faktura zwalnia nas z obowiązku:
•    adresowania kopert,
•    naklejania znaczków,
•    stania w kolejce na poczcie.

E-faktura pozwala także na błyskawiczne dostarczenie dokumentu do naszego kontrahenta, co przekłada się na wcześniejszą zapłatę za fakturę VAT i ucina wszelkie wymówki typu „nie zapłaciłem, bo nie dostałem faktury VAT. Pewnie poczta gdzieś zagubiła przesyłkę”. Jednym zdaniem – efaktura, to znaczne uproszczenie procedur rozliczeniowych w firmie.