E-faktura - przechowywanie dokumentów

E-faktura tak jak i  inne dokumenty księgowe musi być przechowywana przez odpowiedni okres czasu w podmiocie gospodarczym lub jego zewnętrznym archiwum. Zasady przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur elektronicznych, zostały określone  w ustawie o rachunkowości. Kwestię przechowywania dokumentów reguluje rozdział 8 tej ustawy „Ochrona danych”. Zgodnie z art. 71  księgi rachunkowe, dowody księgowe, wliczając e-faktury, dokumenty z inwentaryzacji, a także sprawozdania finansowe jednostek, należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, czy zniszczeniem.

Wymienione powyżej dokumenty, określane przez ustawę, mogą być przechowywane w formie elektronicznej, czyli np. n

a płytach DVD, czy dobrze zabezpieczonych dyskach twardych. Te nośniki z kolei winny być z kolei umieszczone  w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. Aby e-faktury i inne dokumenty były odpowiednio przechowywane, trzeba także uwzględnić konieczność regularnego robienia kopii zapasowych dokumentów elektronicznych, najlepiej raz w tygodniu. Można to robić oczywiście i częściej, jeżeli na przykład firma ma wielu kontrahentów i wystawia bardzo e-faktur. 

Jeżeli natomiast firma nie jest w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zgodnie z

wymogami ustawy i przez okres w niej określony, to dokumenty te, w tym i e-faktury powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.  

Istotną kwestią jest także wymóg dotyczący formy i miejsca przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 73, e-faktury i 

inne dokumenty księgowe należy przechowywać:

  • w oryginalnej formie,
  • w odpowiednio określonym porządku,
  • podzielone na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze,
  • w sposób, który pozwala na łatwe odnalezienie dokumentu.

Kierownik jednostki może wyrazić zgodę, aby po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego część dokumentów (za pewnymi wyjątkami) została przeniesiona na nośniki informatyczne, pod warunkiem, zapewnienia możliwości późniejszego odtworzenia tych dokumentów w formie wydruków. Oczywiście e-faktura od razu jest zachowywana  na odpowiednim nośniku danych. Jednakże trzeba pamiętać, że w razie potrzeby, należy zapewnić możliwość wydruku faktury elektronicznej.
Kolejną kwestią, jaką reguluje ustawa o rachunkowości jest okres przechowywania dokumentów.  Ustawa określa wymogi dotyczące różnych dokumentów. E-faktura zgodnie z tymi regulacjami winna być przechowywana przez okres 5 lat. Okres ten liczony od początku roku następującego po roku finansowym, w którym faktura została wystawiona.

Opisane wyżej wymogi dotyczące przechowywania e-faktur i innych dokumentów wynikają z ustawy o rachunkowości, a zatem obowiązują podmioty, które podlegają tej ustawie.  
 

Zobacz podobne artykuły:

2 Komentarzy do “E-faktura – przechowywanie dokumentów”

  1. Wesp pisze:

    Ciekawy artykuł na temat przechowywania dokumentów elektronicznych. E-faktura to nowość w mojej firmie, więc czekam na kolejne posty. Może pojawi się jakaś recenzja programu do faktur elektronicznych?

  2. Hornet pisze:

    Dzięki za artykuł, zawsze miałem wątpliwości jak długo trzeba przechowywać dokumenty będąc na pełnych księgach. Teraz jeszcze wprowadzam faktury elektroniczne w firmie i tutaj dodatkowo pojawiły się wątpliwości, ale lektura artykułu w większości je rozwiała, pozdrawiam :)

Dodaj komentarz