Artykuły z kategorii ‘E-faktura przepisy’

E-faktura dekret

Efaktura coraz częściej pojawia się w obrocie gospodarczym. Jest to naturalnym skutkiem pozytywnych zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2011 i znacznie zliberalizowały przepisy dotyczące faktur elektronicznych. Rosnąca popularność e-faktury to również rezultat stosunkow niskich nakładów związanych z jej wdrożeniem oraz licznych korzyści, jakie efaktura przynosi przedsiębiorcom.

E-faktura okazuje się być jednak nie lada wyzwaniem dla księgowych, muszą oni zapewnić by elektroniczna dokumentacja transakcji spełniała nie tylko wytyczne przepisów podatkowych, ale była ponadto zgodna z przepisami ustawy o rachunkowości. W jednym z poprzednich artykułów poruszany był już temat przechowywania e-faktury, dzisiaj zajmiemy się kwestią dekretowania efaktur.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowód księgowy, w tym i efaktura, powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych. Dopełnienie takiego obowiązku na fakturze elektronicznej z pewnością utrudniłoby pracę osób zajmujących się księgowością, na szczęście ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie pewnych uproszczeń. Jednym z takich uproszczeń może być zastosowanie własnych rozwiązań dotyczących dekretacji dokumentów księgowych. Otóż nic nie stoi na przeszkodzie, aby dekrety księgowe umieszczać poza dokumentem, tj. zapisywać je w sposób elektroniczny w systemie księgowo-finansowym, a nie bezpośrednio na dokumencie. Oczywiście takie rozwiązanie należy dokładnie opisać w polityce rachunkowości. Podsumowując, jeżeli posiadamy program księgowy, który pozwala na wydrukowanie dekretu dla poszczególnych dowodów księgowych oraz informacje, które wiążą dekret z tym dokumentem księgowym,to możemy odstąpić od ręcznego dekretowania dowodów księgowych, w tym e-faktur. Zaleca się jednak, aby na koniec każdego okresu rozliczeniowego, np. miesiąca, dokonać wydruku dekretów wszystkich faktur elektronicznych w nim zaksięgowanych.

E-faktura - przechowywanie dokumentów

E-faktura tak jak i  inne dokumenty księgowe musi być przechowywana przez odpowiedni okres czasu w podmiocie gospodarczym lub jego zewnętrznym archiwum. Zasady przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur elektronicznych, zostały określone  w ustawie o rachunkowości. Kwestię przechowywania dokumentów reguluje rozdział 8 tej ustawy „Ochrona danych”. Zgodnie z art. 71  księgi rachunkowe, dowody księgowe, wliczając e-faktury, dokumenty z inwentaryzacji, a także sprawozdania finansowe jednostek, należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, czy zniszczeniem.

Wymienione powyżej dokumenty, określane przez ustawę, mogą być przechowywane w formie elektronicznej, czyli np. n

a płytach DVD, czy dobrze zabezpieczonych dyskach twardych. Te nośniki z kolei winny być z kolei umieszczone  w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. Aby e-faktury i inne dokumenty były odpowiednio przechowywane, trzeba także uwzględnić konieczność regularnego robienia kopii zapasowych dokumentów elektronicznych, najlepiej raz w tygodniu. Można to robić oczywiście i częściej, jeżeli na przykład firma ma wielu kontrahentów i wystawia bardzo e-faktur. 

Jeżeli natomiast firma nie jest w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zgodnie z

wymogami ustawy i przez okres w niej określony, to dokumenty te, w tym i e-faktury powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.  

Istotną kwestią jest także wymóg dotyczący formy i miejsca przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 73, e-faktury i 

inne dokumenty księgowe należy przechowywać:

  • w oryginalnej formie,
  • w odpowiednio określonym porządku,
  • podzielone na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze,
  • w sposób, który pozwala na łatwe odnalezienie dokumentu.

Kierownik jednostki może wyrazić zgodę, aby po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego część dokumentów (za pewnymi wyjątkami) została przeniesiona na nośniki informatyczne, pod warunkiem, zapewnienia możliwości późniejszego odtworzenia tych dokumentów w formie wydruków. Oczywiście e-faktura od razu jest zachowywana  na odpowiednim nośniku danych. Jednakże trzeba pamiętać, że w razie potrzeby, należy zapewnić możliwość wydruku faktury elektronicznej.
Kolejną kwestią, jaką reguluje ustawa o rachunkowości jest okres przechowywania dokumentów.  Ustawa określa wymogi dotyczące różnych dokumentów. E-faktura zgodnie z tymi regulacjami winna być przechowywana przez okres 5 lat. Okres ten liczony od początku roku następującego po roku finansowym, w którym faktura została wystawiona.

Opisane wyżej wymogi dotyczące przechowywania e-faktur i innych dokumentów wynikają z ustawy o rachunkowości, a zatem obowiązują podmioty, które podlegają tej ustawie.  
 

Od 1 kwietnia 2011 r. obowiązuje nowe rozporządzenie regulujące zasady wystawiania faktur VAT, a tym samym i faktur elektronicznych. Nowe rozporządzenie zostało wydane w celu dostosowania przepisów o fakturach VAT (i jednocześnie e-fakturach ) do zmian obowiązujących od 1 kwietnia 2011 r. Tak jak w poprzednim rozporządzeniu, zasady wystawiania faktur VAT (w tym faktur elektronicznych ) zostały uregulowane rozdziale trzecim. Poszczególne paragrafy tego rozdziału regulują takie kwestie dotyczące faktur VAT (w tym e-faktur ):
§ 4 – nakazuje, aby faktury elektroniczne i inne faktury VAT były oznaczone wyrazami „ faktura VAT ”.
§ 5 – określa jakie elementy powinna zawierać każda faktura VAT ( w tym i e-faktura)
§ 6 – opisuje sytuację kiedy to nabywca wystawia fakturę VAT ( fakturę elektroniczną ) w imieniu dostawcy
§ 7 – podaje zasady wystawiania faktur VAT ( w tym e-faktur ) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób prowadzących działalność rolniczą
§ 8 – określa zasady wystawiania faktur VAT i faktur elektronicznych, w sytuacji stosowania cen urzędowych
§ 9 – informuje o dacie, w jakiej powinna być wystawiona e-faktura lub papierowa faktura  VAT
§ 10 – wyznacza reguły wystawiania faktur VAT i faktur elektronicznych, w sytuacji otrzymania przedpłaty na dostawę
§ 11 – określa szczególne terminy wystawiania faktur VAT, a tym samym e-faktur m.in. za media
§ 12-14 – opisują zasady wystawiania korekt faktur elektronicznych i innych faktur VAT
§ 15 – wyznacza zasady wystawiania not korygujących do e-faktur i pozostałych typów faktur VAT
§ 16 – informuje kiedy należy wystawić fakturę VAT (w tym e-fakturę ) za opakowania zwrotne
§ 17-18 – wymieniają inne dokumenty, które są traktowane na równi z fakturą VAT

Kolejne paragrafy określają zasady dotyczące ilości egzemplarzy wystawianych faktur VAT i zasad ich przechowywania.
 

Rozporządzenie o fakturach elektronicznych z dnia 17 grudnia 2010 r. wprowadziło wiele korzystnych zmian w  zakresie korzystania z e-faktur. Tak jak zaznaczono we wcześniejszych artykułach, podatnikowi pozostawiono wybór formy zapewnienia integralności i autentyczności faktur elektronicznych. Zgodnie z zapisami rozporządzenia e-faktury mogą być przesyłane lub udostępniane w dowolnej formie elektronicznej, pod warunkiem wcześniejszej akceptacji przez odbiorcę takiego sposobu przesyłania efaktur.

Forma przesyłania e-faktur (elektronicznych faktur VAT)

Do tej pory wspominałem o możliwości przesyłanie e-faktur w PDF, natomiast istnieją jeszcze inne formaty, które możemy swobodnie zastosować dla faktur elektronicznych. Są to przede wszystkim:  doc, *.xls, , *. tiff, *.html, *.jpg, *.bmp i wszelkie inne formaty. Jak mówi treść rozporządzenia faktury elektroniczne mogą być wysyłane w wybranym formacie lub udostępniane, np. w panelu klienta, jaki oferowany jest np. przez UPC. Zanim jednak e-faktura zostanie przesłana lub udostępniona, należy uprzednio uzyskać akceptację kontrahenta.

Akceptacja faktur elektronicznych

Akceptacja e-faktur może być w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepisy rozporządzenia o fakturach elektronicznych pozostawiły podatnikom swobodę formy takiej akceptacji.  Przykładowo możemy poprosić nabywcę o przesłanie e-maila o następującej treści:

„Niniejszym akceptujemy przysyłanie, przez Dostawcę faktur VAT w formie elektronicznej, w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.  w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu  lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661). Zgodnie z ustaleniami faktury będą przesyłane z adresu:
kontakt@adresdostawcy.pl
na adres:
kontakt@adresodbiorcy.pl
Wycofanie akceptacji przysyłania faktur VAT w formie elektronicznej może nastąpić w drodze pisemnej lub elektronicznie na adres:  kontakt@adresdostawcy.pl”

Podając adres e-mail, na który mają być przysyłane faktury elektroniczne, pamiętajmy aby podawać adres ogólny firmy lub działu księgowości. Kierowanie e-faktur na adres konkretnych pracowników, może powodować problemy, w razie ich nieobecności lub zwolnienia.

Trzeba tutaj nadmienić, iż dotychczas posiadane akceptacje na otrzymywanie faktur elektronicznych zachowują swoją ważność.

Jeżeli odbiorca zdecyduje się na cofnięcie akceptacji, to dostawca traci prawo do przesyłanie e-faktur od dnia następnego. Chyba, że strony ustalą inny termin, lecz nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Po uzyskaniu akceptacji od nabywcy, dostawca musi zadbać o zachowanie autentyczności i integralności faktury elektronicznej. Obowiązkiem natomiast obu stron jest właściwe przechowywanie e-faktur, o czym będzie mowa w kolejnych artykułach.

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW1)


z dnia 17 grudnia 2010 r.

w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej2)


Na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.3)) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

1) sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej;

2) zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

§ 2. 1. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

2) integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

2. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.4)), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych5), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

§ 3. 1. Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

2. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

3. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

§ 4. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

§ 5. W przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

§ 6. Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2) łatwe ich odszukanie;

3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

§ 7. Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

§ 8. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 9. Akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

§ 10. Traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

§ 11. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.

Minister Finansów: w z. W. Szczuka

 

1) Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej – finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 216, poz. 1592).

2) Przepisy niniejszego rozporządzenia w zakresie swojej regulacji wdrażają postanowienia dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.).

3) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 113, Nr 90, poz. 756, Nr 143, poz. 1199 i Nr 179, poz. 1484, z 2006 r. Nr 143, poz. 1028 i 1029, z 2007 r. Nr 168, poz. 1187 i Nr 192, poz. 1382, z 2008 r. Nr 74, poz. 444, Nr 130, poz. 826, Nr 141, poz. 888 i Nr 209, poz. 1320, z 2009 r. Nr 3, poz. 11, Nr 116, poz. 979, Nr 195, poz. 1504, Nr 201, poz. 1540 i Nr 215, poz. 1666 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 357, Nr 75, poz. 473, Nr 107, poz. 679, Nr 226, poz. 1476, Nr 238, poz. 1578 i Nr 247, poz. 1652.

4) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 124, poz. 1152 i Nr 217, poz. 2125, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, z 2005 r. Nr 64, poz. 565, z 2006 r. Nr 145, poz. 1050, z 2009 r. Nr 18, poz. 97 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230 i Nr 182, poz. 1228.

5) Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98).