E-faktura dekret

Efaktura coraz częściej pojawia się w obrocie gospodarczym. Jest to naturalnym skutkiem pozytywnych zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2011 i znacznie zliberalizowały przepisy dotyczące faktur elektronicznych. Rosnąca popularność e-faktury to również rezultat stosunkow niskich nakładów związanych z jej wdrożeniem oraz licznych korzyści, jakie efaktura przynosi przedsiębiorcom.

E-faktura okazuje się być jednak nie lada wyzwaniem dla księgowych, muszą oni zapewnić by elektroniczna dokumentacja transakcji spełniała nie tylko wytyczne przepisów podatkowych, ale była ponadto zgodna z przepisami ustawy o rachunkowości. W jednym z poprzednich artykułów poruszany był już temat przechowywania e-faktury, dzisiaj zajmiemy się kwestią dekretowania efaktur.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowód księgowy, w tym i efaktura, powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych. Dopełnienie takiego obowiązku na fakturze elektronicznej z pewnością utrudniłoby pracę osób zajmujących się księgowością, na szczęście ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie pewnych uproszczeń. Jednym z takich uproszczeń może być zastosowanie własnych rozwiązań dotyczących dekretacji dokumentów księgowych. Otóż nic nie stoi na przeszkodzie, aby dekrety księgowe umieszczać poza dokumentem, tj. zapisywać je w sposób elektroniczny w systemie księgowo-finansowym, a nie bezpośrednio na dokumencie. Oczywiście takie rozwiązanie należy dokładnie opisać w polityce rachunkowości. Podsumowując, jeżeli posiadamy program księgowy, który pozwala na wydrukowanie dekretu dla poszczególnych dowodów księgowych oraz informacje, które wiążą dekret z tym dokumentem księgowym,to możemy odstąpić od ręcznego dekretowania dowodów księgowych, w tym e-faktur. Zaleca się jednak, aby na koniec każdego okresu rozliczeniowego, np. miesiąca, dokonać wydruku dekretów wszystkich faktur elektronicznych w nim zaksięgowanych.

E-faktura - przechowywanie dokumentów

E-faktura tak jak i  inne dokumenty księgowe musi być przechowywana przez odpowiedni okres czasu w podmiocie gospodarczym lub jego zewnętrznym archiwum. Zasady przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur elektronicznych, zostały określone  w ustawie o rachunkowości. Kwestię przechowywania dokumentów reguluje rozdział 8 tej ustawy „Ochrona danych”. Zgodnie z art. 71  księgi rachunkowe, dowody księgowe, wliczając e-faktury, dokumenty z inwentaryzacji, a także sprawozdania finansowe jednostek, należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, czy zniszczeniem.

Wymienione powyżej dokumenty, określane przez ustawę, mogą być przechowywane w formie elektronicznej, czyli np. n

a płytach DVD, czy dobrze zabezpieczonych dyskach twardych. Te nośniki z kolei winny być z kolei umieszczone  w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. Aby e-faktury i inne dokumenty były odpowiednio przechowywane, trzeba także uwzględnić konieczność regularnego robienia kopii zapasowych dokumentów elektronicznych, najlepiej raz w tygodniu. Można to robić oczywiście i częściej, jeżeli na przykład firma ma wielu kontrahentów i wystawia bardzo e-faktur. 

Jeżeli natomiast firma nie jest w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zgodnie z

wymogami ustawy i przez okres w niej określony, to dokumenty te, w tym i e-faktury powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.  

Istotną kwestią jest także wymóg dotyczący formy i miejsca przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 73, e-faktury i 

inne dokumenty księgowe należy przechowywać:

  • w oryginalnej formie,
  • w odpowiednio określonym porządku,
  • podzielone na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze,
  • w sposób, który pozwala na łatwe odnalezienie dokumentu.

Kierownik jednostki może wyrazić zgodę, aby po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego część dokumentów (za pewnymi wyjątkami) została przeniesiona na nośniki informatyczne, pod warunkiem, zapewnienia możliwości późniejszego odtworzenia tych dokumentów w formie wydruków. Oczywiście e-faktura od razu jest zachowywana  na odpowiednim nośniku danych. Jednakże trzeba pamiętać, że w razie potrzeby, należy zapewnić możliwość wydruku faktury elektronicznej.
Kolejną kwestią, jaką reguluje ustawa o rachunkowości jest okres przechowywania dokumentów.  Ustawa określa wymogi dotyczące różnych dokumentów. E-faktura zgodnie z tymi regulacjami winna być przechowywana przez okres 5 lat. Okres ten liczony od początku roku następującego po roku finansowym, w którym faktura została wystawiona.

Opisane wyżej wymogi dotyczące przechowywania e-faktur i innych dokumentów wynikają z ustawy o rachunkowości, a zatem obowiązują podmioty, które podlegają tej ustawie.  
 

Rozporządzenie o fakturach elektronicznych z dnia 17 grudnia 2010 r. wprowadziło wiele korzystnych zmian w  zakresie korzystania z e-faktur. Tak jak zaznaczono we wcześniejszych artykułach, podatnikowi pozostawiono wybór formy zapewnienia integralności i autentyczności faktur elektronicznych. Zgodnie z zapisami rozporządzenia e-faktury mogą być przesyłane lub udostępniane w dowolnej formie elektronicznej, pod warunkiem wcześniejszej akceptacji przez odbiorcę takiego sposobu przesyłania efaktur.

Forma przesyłania e-faktur (elektronicznych faktur VAT)

Do tej pory wspominałem o możliwości przesyłanie e-faktur w PDF, natomiast istnieją jeszcze inne formaty, które możemy swobodnie zastosować dla faktur elektronicznych. Są to przede wszystkim:  doc, *.xls, , *. tiff, *.html, *.jpg, *.bmp i wszelkie inne formaty. Jak mówi treść rozporządzenia faktury elektroniczne mogą być wysyłane w wybranym formacie lub udostępniane, np. w panelu klienta, jaki oferowany jest np. przez UPC. Zanim jednak e-faktura zostanie przesłana lub udostępniona, należy uprzednio uzyskać akceptację kontrahenta.

Akceptacja faktur elektronicznych

Akceptacja e-faktur może być w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepisy rozporządzenia o fakturach elektronicznych pozostawiły podatnikom swobodę formy takiej akceptacji.  Przykładowo możemy poprosić nabywcę o przesłanie e-maila o następującej treści:

„Niniejszym akceptujemy przysyłanie, przez Dostawcę faktur VAT w formie elektronicznej, w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.  w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu  lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661). Zgodnie z ustaleniami faktury będą przesyłane z adresu:
kontakt@adresdostawcy.pl
na adres:
kontakt@adresodbiorcy.pl
Wycofanie akceptacji przysyłania faktur VAT w formie elektronicznej może nastąpić w drodze pisemnej lub elektronicznie na adres:  kontakt@adresdostawcy.pl”

Podając adres e-mail, na który mają być przysyłane faktury elektroniczne, pamiętajmy aby podawać adres ogólny firmy lub działu księgowości. Kierowanie e-faktur na adres konkretnych pracowników, może powodować problemy, w razie ich nieobecności lub zwolnienia.

Trzeba tutaj nadmienić, iż dotychczas posiadane akceptacje na otrzymywanie faktur elektronicznych zachowują swoją ważność.

Jeżeli odbiorca zdecyduje się na cofnięcie akceptacji, to dostawca traci prawo do przesyłanie e-faktur od dnia następnego. Chyba, że strony ustalą inny termin, lecz nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Po uzyskaniu akceptacji od nabywcy, dostawca musi zadbać o zachowanie autentyczności i integralności faktury elektronicznej. Obowiązkiem natomiast obu stron jest właściwe przechowywanie e-faktur, o czym będzie mowa w kolejnych artykułach.

Od 1 kwietnia 2011 r. obowiązuje nowe rozporządzenie regulujące zasady wystawiania faktur VAT, a tym samym i faktur elektronicznych. Nowe rozporządzenie zostało wydane w celu dostosowania przepisów o fakturach VAT (i jednocześnie e-fakturach ) do zmian obowiązujących od 1 kwietnia 2011 r. Tak jak w poprzednim rozporządzeniu, zasady wystawiania faktur VAT (w tym faktur elektronicznych ) zostały uregulowane rozdziale trzecim. Poszczególne paragrafy tego rozdziału regulują takie kwestie dotyczące faktur VAT (w tym e-faktur ):
§ 4 – nakazuje, aby faktury elektroniczne i inne faktury VAT były oznaczone wyrazami „ faktura VAT ”.
§ 5 – określa jakie elementy powinna zawierać każda faktura VAT ( w tym i e-faktura)
§ 6 – opisuje sytuację kiedy to nabywca wystawia fakturę VAT ( fakturę elektroniczną ) w imieniu dostawcy
§ 7 – podaje zasady wystawiania faktur VAT ( w tym e-faktur ) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób prowadzących działalność rolniczą
§ 8 – określa zasady wystawiania faktur VAT i faktur elektronicznych, w sytuacji stosowania cen urzędowych
§ 9 – informuje o dacie, w jakiej powinna być wystawiona e-faktura lub papierowa faktura  VAT
§ 10 – wyznacza reguły wystawiania faktur VAT i faktur elektronicznych, w sytuacji otrzymania przedpłaty na dostawę
§ 11 – określa szczególne terminy wystawiania faktur VAT, a tym samym e-faktur m.in. za media
§ 12-14 – opisują zasady wystawiania korekt faktur elektronicznych i innych faktur VAT
§ 15 – wyznacza zasady wystawiania not korygujących do e-faktur i pozostałych typów faktur VAT
§ 16 – informuje kiedy należy wystawić fakturę VAT (w tym e-fakturę ) za opakowania zwrotne
§ 17-18 – wymieniają inne dokumenty, które są traktowane na równi z fakturą VAT

Kolejne paragrafy określają zasady dotyczące ilości egzemplarzy wystawianych faktur VAT i zasad ich przechowywania.
 

Stosowanie e-faktury w obrocie gospodarczym wymaga posiadania dwóch istotnych cech przez ten  dokument, a mianowicie faktura elektroniczna musi mieć zapewnioną autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury. Zacznijmy od wyjaśnienia obu pojęć:

  • autentyczność pochodzenia to gwarancja, że faktura elektroniczna została wystawiona przez firmę dokonującą dostawy lub usługodawcę świadczącego usługę udokumentowaną przedmiotową e-fakturą,
  • integralność to gwarancja, że w treści faktury elektronicznej nie będzie można zmienić danych,  które winny być zawarte w dokumencie.  

Istota tych dwóch cech e-faktury sprowadza się do tego, aby uchronić dokument przez ingerencją osób trzecich, a w szczególności nabywcy, który potencjalnie mógłby np. zmienić kwotę VAT, wynikającą z faktury elektronicznej. Minister Finansów pozostawia otwarty katalog sposobów na zapewnienie integralności i autentyczności e-faktury, i jednocześnie wskazuje na dwa preferowane dotychczas sposoby zabezpieczania faktur elektronicznych, a mianowicie kwalifikowany  podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych (EDI). Te dwie metody to tylko przykłady form zapewnienia autentyczności i integralności faktury elektronicznej, podatnikom pozostawiono otwartą furtkę na wybór metody zabezpieczenia e-faktur. Jednym z ciekawych i tańszych rozwiązań w tym zakresie ma być e-pieczęć, ale o tym w jednym z kolejnych artykułów. Teraz skupmy się na podpisie kwalifikowanym i systemie elektronicznej wymiany danych.

EDI to skrót Electronic Data Interchange i jest to określenie systemu wymiany danych pomiędzy podmiotami gospodarczymi drogą elektroniczną. System ten jest między innymi używany do przesyłania faktur elektronicznych z jednego komputera np. dostawcy, na inny komputer np. nabywcy. Ze względu na wysokie koszty wdrożenia tego systemu, zainteresowane będą nim przede wszystkim większe podmioty chcące stosować e-faktury.  

Bardziej powszechnym i wygodnym rozwiązaniem zabezpieczenia faktury elektronicznej, w szczególności dla małych i średnich firm, jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis taki uznawany jest za własnoręczny i stosowany jest do podpisywania nie tylko e-faktur, ale i innych dokumentów, w tym np. deklaracji podatkowych. Poza podpisaniem dokumentu jak e-faktura i deklaracja , e-podpisu używać musimy w rozliczeniach z ZUS, jeżeli zatrudniamy więcej niż pięciu pracowników.  Takiego zastosowania nie ma system EDI. Tak więc jeżeli mamy koniecznośc posiadania e-podpisu z innych podowodów, dlaczego nie wykorzystać go do zabezpieczenia faktur elektronicznej. Podpis elektroniczny zabezpieczający fakturę elektroniczną musi posiadać kwalifikowany certyfikat, który spełnia ustawy o podpisie elektronicznym. Ustawa ta i rozporządzenia wykonawcze zawierają szczegółowy wykaz informacji, jakie musi zawierać certyfikat.  W celu uzyskania kwalifikowanego podpisu do zabezpieczenia e-faktury polecam,  poniższe centra kwalifikacyjne: Krajowa Izba Rozliczeniowa Spółka Akcyjna, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych Spółka Akcyjna, Unizeto Technologies Spółka Akcyjna.

Zapewnienie autentyczności i integralności dokumentu, jakim jest faktura elektroniczna nie jest dużym kosztem, w szczególności w przypadku e-podpisu. E-faktura niesie ze sobą zbyt wiele korzyści by przejść obok nich obojętnie.